中文图书集中采购工作细则

(试行)

(2008年11月15日)

第一章 总 则

第一条 为了适应学院发展要求,促使图书馆图书集中采购工作制度化、规范化,切实保证图书馆馆藏建设的质量与特色,依据教育部《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》,特制定本工作细则。

第二条 图书集中采购工作,要本着“统筹、兼顾、高效、节约”的原则,有组织、有计划、有针对地进行。要坚持以公开招标方式为主,兼顾其他形式(交换、赠予、零购等)的采购模式。

第三条 要以为教学、科研服务为宗旨,紧密结合学院专业特点、科研方向和图书馆藏书发展规划进行采购,确保选购图书的思想性、教育性、实用性、特色性、经济性、系统性和协调性。

第四条 要认真贯彻建设节约型社会和节约型校园精神,加强资金管理,做到专款专用,争取用有限的资金购进更多价廉质优的图书。

第二章 中文图书集中采购工作的承办机构

第五条 根据教育部《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》有关要求(见附),学院图书馆图书的集中采购,应由学院委托图书馆组织成立的图书集中采购招标工作组(以下简称招标工作组)负责,不得由学院以外的采购机构承办。

第六条 图书馆馆长担任招标工作组组长,并主持招标会议。招标工作组成员应包括:学院有关领导和图书馆、财务处、资产处、教务部等单位的主要负责人及相关人员,其中,图书馆专业人员至少应占组员总数的三分之二。如有必要,也可吸收校外图书馆专家参加。

第七条 学院具有法人资格,是图书集中采购招标的主体。招标工作组的所有工作必须对学院负责。要协调各有关方面,共同维护好学院的实际利益。

第八条 招标工作组的任务是:负责集中采购图书工作的组织实施,包括根据图书馆图书采购的申请,组织招标、开标、评标、定标;组织竞争性谈判、单一来源采购、询价;组织采购合同的洽谈、审查与签订;负责采购与招投标有关资料的整理和立卷归档等。

第三章 中文图书集中采购招标的具体实施

第九条 图书的集中采购招标,必须按照招标、邀标、开标、评标、定标的程序依次进行:

1、招标。由招标工作组负责编制招标文件,按照招标方式发放招标文件和有关技术资料,解答投标方提出的有关招标文件的疑问,在规定的时间、地点接受投标,办理投标手续。

2、邀标。由图书馆负责对投标方的经营资质、业务能力和经营情况进行考察,并圈选出参加竞标的投标方名单交资产处,再由资产处确认资质后,向其发放投标书,通知其参加竞标。为了节约采购资金,一般应圈选本地图书供应商参加竞标。

3、开标。通过会议方式,由招标工作组结合标书对参加竞标的图书供应商的综合实力、数据提供质量和服务状况的考察结果进行如实介绍,并宣布评标原则及方法,启封投标书。

4、评标。投标书启封后,招标工作组各成员根据评标原则及方法对参加竞标的图书供应商进行评分。

5、定标。根据得分从高到低进行排序,取前两名为图书馆的图书集中采购供应商。

第十条 图书集中采购定标后,须由招标工作组负责通知中标图书供应商,并由组长代表学院与之签订合同书。

第十一条 签订图书采购合同书时,要注明每批款额采用实洋结算,即要与供应商约定以图书折扣后的实际价格结算方式取代码洋结算方式(图书原价格)。

第十二条 支付图书采购合同款项,必须根据合同约定的付款方式和要求,按照学院有关财务报销制度进行。对合同图书供应商首笔书款的支付须附有合同样件,其余各笔款项报销时应注明合同编号。

第十三条 图书采购招标工作结束后,招投标过程中形成的有关资料,统一由资产处负责整理和立卷归档。

第十四条  根据市场情况,图书采购的招标工作一般两至三年进行一次,特殊情况另作调整。

第四章 中文图书集中采购操作的具体要求

第十五条 要严格按照审批权限采购图书。一般图书的购入可由采购人员按有关规定决定;单册码洋超过300元图书的购入,须经图书馆分管领导审批同意;单册码洋超过1000元图书的购入,须经图书馆馆长审批同意。

第十六条 要坚持搜集新华书店出版的《社科新书目》、《科技新书目》及各出版社发行的本社图书电子目录、图书供应商提供的各种出版发行信息,及时掌握所需新书、缺书的发行动向。

第十七条 实施采购前,要根据图书采购原则,对图书征订信息书目进行筛选,选择合适的书目信息;要了解各系教学、科研及新专业设置等方面的动态信息,确定采购重点;要调查分析图书流通中读者反馈的文献需求情况,积极慎重地采购荐购图书。

第十八条 进行采购时,要通过ISBN号、题名、著作责任者三个条件对选择后的图书书目信息进行查重,做到订购及时、选书恰当,避免出现错订、重订、漏订现象。

第十九条 收到采购图书后,要严格履行验收手续,不仅要核对包数是否相符,还须根据图书供应商提供的清单核对每种图书的书名、单价及册数,切实做到核对无误、完好无损、账目清楚。

教育部《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》有关要求摘录如下:

高校图书馆的文献集中采购应该由学校集中采购管理部门主持,也可委托图书馆组织,不宜由校外的采购机构承办。各校应成立由图书馆和学校相关职能部门(如:集中采购中心、财务、纪检、监察、审计等部门)人员组成的文献集中采购委员会,负责确定各类文献应该采取的集中采购方式及其基本操作方法,组建文献招标评标小组和谈判(询价)小组。评标(谈判、询价)小组中,具有较丰富的图书馆文献采购经验的专业人员不得少于成员总数的三分之二,图书馆文献采购工作的业务负责人必须参加,其他成员可以从校内图书资料专业人员中遴选,也可吸收校外文献采访专家参加。

集中采购管理部门负责集中采购工作的组织,包括接受采购申请,审核采购项目的相关资料,确定采购方式;组织招标、开标、评标、定标;组织竞争性谈判、单一来源采购、询价;组织采购合同的洽谈、审查与签订;负责采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档等工作。

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