中国传媒大学南广学院财务报销暂行规定

为严格学校财务管理,规范经济秩序,根据《中国传媒大学南广学院财务管理制度》(南广财字〔2006〕32号)规定,结合当前学院实际情况特制订本规定:

一、报销审核要求

(一)报销票据的内容符合本部门年度预算的使用范围。

(二)为准确及时地反映本单位的收支账目,各单位对已发生的各种收入和支出都应及时在一个月之内完成报销手续(差旅费借款需在返校后十天内完成报销手续)。特殊项目(如学院大型活动),可待活动结束后统一报账。学期末发生费用可以待下学期开学一个月之内报账,隔年发票应在次年1个月内报销,否则不予报销。

(三)在同一家单位采购,发票金额在1000元以上(含1000元)的物品采购采用转账支票结算。根据具体情况可采取月结、季结方式。

二、报销单填制要求   

(一)本着谁支出、谁负责的原则,经手人(直接消费人)须在原始票据上签字,每笔支出报销要有证明人或验收人在报销单上签字。

报销单由本部门负责财务的工作人员填制和到财务领款。报销单由部门一把手签字,特殊情况应由部门一把手电话确认并在事后补签。

(二)报销单要按格式规定逐项填写,特别是大、小写金额必须一致,涂改、挖补的报销单要重填。

(三)发票、单据自左向右粘贴在报销单上面,报销单按一事一报填写,报销单填写内容应真实反映经济活动。报销票据按同一次活动不同用途、不同性质的票据种类分别单独粘贴,如招待费、交通费、会务费等。

(四)报销单必须使用钢笔或中性笔填写,不得使用圆珠笔。

(五)报销票据不得使用订书钉装订。

三、对发票的要求

(一)发票内容应符合如下规定:

1、外出购物,须向供货方索取正式发票,发票上方印有“全国统一发票监制章、国家(地方)税务局监制”、“南京市财政局票据专用章”或“财政部票据监制章”字样。

2、发票中的各项内容:日期、客户名称、商品名称、规格、单位、数量、单价、开票人等必须逐一填写清晰,不能涂改,开票日期按费用实际发生日期开具,发票中的大小写金额必须相符。

3、发票上必须盖有收款单位的发票专用章或财务专用章。

4、发票记载的各项内容不得涂改,出现错误应由出具发票单位重开或更正,更正处加盖发票专用章或财务专用章;发票金额有错误的,必须重开,不得在发票上涂改更正,涂改金额的发票作废。

5、购买商品发票品名填写要齐全清楚 ,若购买商品项目较多如体育用品、日用品、办公品、图书等,发票上无法逐一填列时,可在发票上填写同类商品总金额,同时由供货方提供加盖财务专用章的商品明细清单。

6、发票在阳光或紫外线灯照射下应显示防伪标记。

(二)学院物品采购实行扎口管理,由总务部或资产处统一管理,一般设备单价在500元以上,教学设备单价在800元以上的或批量设备总价在一万元以上的耐用品均需到资产处办理固定资产登记手续后方可报销;其他物品需有验收人签字确认方可报销。采购过程中,若发生折扣、折让、优惠等应在发票上注明。

(三)购置设备需开具增值税发票。基本建设应根据《财政部、国家税务总局关于建筑业营业税若干政策问题的通知》(财税[2006]177号)的规定,所付工程款必须提供建筑行业统一规定的发票。

(四)白条收据(不带国家或地方税务局监制字样的)、票据的复印件不予报销。

(五)各部门指定负责票据报销的人员负责审核本部门报销票据的合理合规性,并向其他办理业务人员宣传以上的各项规定。

四、签字、审批、报销程序

(一)签字审批程序:经手人、验收人或证明人在经办的原始发票上签字-→部门负责财务的工作人员按活动项目分类粘贴并注明事由-→部门一把手签字-→职能部门登记预算台账-→职能部门领导审核签字-→财务处工作人员审核-→分管院领导审批签字-→主管财务副院长审批签字-→审核会计制单-→出纳会计付款。

(二)科研经费、创收分配经费的审批程序由职能部门另行制定。

五、经费报销控制程序

(一)各单位单项业务支出在五千元以上的(每月固定支出项目除外)需提前向分管院长书面报告,简要写明预算来源、主要用途及预计支出金额,获批后方可执行,经费报销时需将院长批准的报告附后。

(二)每项经费报销完毕由财务处在各部门的预算控制本上登记支出主要内容或凭证号和支出金额,各单位领款人签名,财务处定期将预算执行情况告知用户。

(三)计划外项目必须经学院批准后执行,具体按学院出台的预算经费暂行管理规定办理。

六、备用金及暂支单管理办法

(一)备用金是用于院属单位采购和其他经常性业务的经费,用作差旅费和结算起点为1000元以下的零星采购、零星开支。

(二)备用金应由所在部门提出申请,填写借款凭证,经有关领导审批后,到财务支取。每个部门原则上可领取5000元,业务较大的部门最高不得超过2万元。

(三)备用金必须专人保管,专项使用,明确经济责任,不得转借他人,如果保管人员长期出差应更换保管人员,并报财务处备案。

(四)备用金一年一核,年初根据部门需要核定申领,年末结帐前结清上交财务。  

(五)暂支单由使用部门提出请款报告,写明暂支事由,暂支金额。原则上暂支单不允许跨月,领取暂支款项后20日内到财务冲帐,各单位应督

促借款人及时报账,无正当理由且逾期不报账的部门不得发生新的暂支款。

七、其他规定

(一)各类公务用餐票据报销。各单位在教学公务活动中应严格按照《中国传媒大学南广学院公务用餐规定》,即先申请并按规定的接待标准和陪餐人数办理,财务报销时应附申请报告或写明用餐理由及参加人数。各单位其他用餐一律从自行创收中列支。

(二)各部门开支的外请人员、讲座费用,按教务部出台的费用标准执行,特殊情况需要超标准的应事先书面报教务部批准。各类讲课费应需及时结算,按个人所得税法规定的税率扣缴个人所得税(在报销时注明纳税人身份证号码)。

(三)各部门对外开出的收款收据,统一由财务处管理,即由财务处统一到省财政厅购买或印制,统一登记发放,全部收入纳入学院财务帐目,各部门使用的收据应接受财务处监管和上级主管部门的检查。任何部门使用收据都必须到财务办理领用手续,不得自行购买或印制。

(四)根据银行的要求,学院用款需提前申报计划,各单位单项业务用款在20万元及以上的,需在上月25日之前与财务处预约,各单位现金报销业务在1万元及以上的,需提前三天向财务处出纳会计预约。

(五)本规定自发布之日起执行,由财务处负责解释。

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