中国传媒大学南广学院档案管理暂行办法

南广学院档案是南广学院过去、现在和将来在行政、教学、人事、学生管理以及其它各项活动中直接形成的,是对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是反映和维护学院真实历史面貌的重要载体,是学院按章办事、规范管理和衡量管理水平以及编写校史等的重要依据,是办好学院的重要基础工作之一。为了使档案工作能正常进行,特制订以下暂行办法:

一、档案分类管理的权限

1、党政管理档案主要包括上报的各种重要报告和上级领导批复的重要文件及重要函件;各单位、部门起草的以学校名义下发的各种规定、制度、表格和上报有关部门的各种报表等;在重大活动中形成的照片、图片、图表、录音带、录相带等;各单位、部门年终的工作总结报告等。上述文件资料等形成后,由各单位、各党政部门送交学院档案室负责归档保存。

2、学生档案包括学生基本信息,学生奖惩材料(奖学金、优秀学生、先进班级、学生处分材料)等,真实地记录了学生在校期间的全部学习情况。此类档案应由学务部负责归档保存。

3、教学档案是学院师生在教学过程中形成的、具有保存价值的,并按一定归档制度集中保管起来的文字材料、图表、录音、录像实物等教学文件材料,以及上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件。主要包括教育培养目录、专业和课程设置及学制等方面的指示、规定、办法等;学校规划实施计划、教学要点,有关教学会议记录、调研报告、简报等;学院制定的各种教学制度、办法、规定、条例以及有关教学工作总结等的文件;学生学籍卡、学生登记表、成绩册、学籍变更(升、留级、休、转、复、退学等)材料;考卷、毕业生毕业资格和学位资格的审查、毕业生论文、申请免缓考、请销假材料;教师工作量核算办法,教师开课情况,教师教学任务安排,有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评估、总结及专家听课记录等;教学仪器设备档案及教学实验室的相关资料等。以上档案由教务部负责归档保存。

4、学院的固定资产及大型仪器设备的档案,学院采购计划、合同等相关资料由总务部负责归档保存。

5、教职工的岗位招聘、转正、年薪;职务(称)的评定、晋升;师资培训计划、考核、总结、进修;职工名册、养老金、公积金、失业保险金;人事工作计划、总结、报告等有关材料,应由人事处负责归档保存。

6、有关招生的各种制度、规定、办法、条例等文件;招生简章、招生广告合同、学校单独组织考试的艺术类考试试卷、艺术类考试成绩、录取文件,考生投档单、录取记录,以及录取期间的传真和报考学生的信息数据、新生名册、招生工作总结以及招生分配情况介绍等相关资料,应由招生办负责归档保存,保存年限为4年。

7、学院工程项目规划、设计、建设等资料,地下管路图、工程施工图等图纸由基建办暂时保存。

8、财务计划、会计凭证、帐务、报表、财务年度预算、决算等一系列相关材料由财务部归档保存。

另外各单位经手的经济合同等材料暂时由本单位归档保管。一年之后转交到学院档案室。

二、学生的艺术作品归属

院级参展的学生艺术作品暂由各系自己保管,当年年底转交到图书馆保管。

三、学院各类档案的归档时限

1、学生毕业后,没有转出学校的毕业生档案暂由学务部管理,直到学生提走自己的档案。

2、学院工程建设完工、验收合格后,施工建设的相关资料需转交到学院档案室保存。

3、财务计划、会计凭证、帐务、报表等系列相关资料达到一定年限后需转交到学院档案室保存。

四、各单位明确档案工作责任人

各系、部门等单位的档案工作,由一名负责人分管,并纳入本单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

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