中国传媒大学南广学院文书管理制度

第一章  总则

第一条    为确保文书事务正常顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率,特制定本制度。

第二条    所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。

第三条    文书的收发、领取与寄送,原则上由院长办公室负责。其他部门的文书管理,也应参照本制度。

第二章  文件的收发和催办

第四条    对文件、信凼的处理,必须做到及时、准确、安全、保密。凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼,均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。

第五条    文件登记后,机要员应即编号登记并在文件首页加盖收文印件,粘贴“文件批阅单”,由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。为避免文件、电报积压,延误工作,一般应在当天批阅完,紧急文件要速阅速办。

第六条    学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记,按文件的要求进行传阅不得个人保存。

第七条    为加速文件流传,提高工作效率,机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门,承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。如关系到二个以上业务部门,按批示次序依次传递,最迟不超过二天(特殊情况除外)。如经办需备查的,主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄,原件应及时周转归档。

第八条    各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任,各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果,承办人要签注姓名及年、月、日,以示负责并备查考。

第九条    机要员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档,不得分散或自行保存,所有附件不得抽存,以防丢失。

第三章  文件的借阅和清退

第十条    各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件,需经本部门领导签字同意,有密级的文件,需经院长办公室处长同意后方可借阅。

第十一条借阅文件应严守登记、签收手续,遵守借阅时间,按期归还,以免影响文件的使用和保管。

第十二条严格文件清退制度。机要员除对承办的公文进行日常催办外,实行月终一小清,季末一中清,年终总清。每年的第一季度将上年的文件进行一次清理后全部立卷归案。上级限期清退的文件及时催交上报,不得延误积压。如文件丢失,必须查明原因和责任者,写出书面报告,按情节轻重,给予必要的处分。

第四章  文件的保管和归档

第十三条  凡下列文件统一由学院档案室保管归档:

(1)上级机关来文,上级对学院报告、申请的批复;

(2)学院发出的报告、指示、决定、决议、纪要、规定、重要通知、生产计划、总结、领导发言、人事、组织、各类年报等;

(3)学院党代会、团代会、学代会、学院党政办公会、学院党、政、工联席会、学院行政办公例会、学院中层干部扩大会及各种专业会议记录;

(4)参加上级召开的各种会议所携带回学院的文件、资料及本学院在会上汇报发言材料等;

(5)反映学院先进人物、事迹及学院领导工作等;

(6)反映学院有关奖惩的材料;

(7)学院日志、南广大事记和工作简报;

(8)向上级请示批复的文件及上报的有关材料等;

(9)上级部门直接发至学院各单位的文件,如涉及到学院全局的,应交院长办公室由机要员登记,由分管院领导批示后再下发办理。

第五章  文件立卷与销毁

第十四条 立卷要求

(1)文件立卷应按内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档;

(2)按立卷要求分卷装订,写明案卷标题,卷内文件以时间顺序排列,列好案卷目录,清点案卷无误后方可归档;

(3)立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性;

(4)要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档;

(5)上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

第十五条 文件的销毁

(1) 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,院长办公室机要员应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续;

(2) 经审核同意销毁的文件,应由机要员和院办主任在场负责销毁。

第六章  文件传阅

第十六条 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所。

第十七条 阅读文件应抓紧时间,不影响他人传阅,当天阅后应签名以示负责。如有:“提示”、“拟办意见”,院长办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求办理有关事宜。

第十八条 阅文时不得抄录全文,以防泄密。

第十九条 不得任意取走文件夹中任何文件,如确工作需要,要办理借阅手续。

第二十条 文件阅完后,应送交机要员,避免横传,以便保管。

第二十一条 对于紧急文件要速阅速办。

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