中国传媒大学南广学院行政公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使学院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和公文处理效率,根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)和教育部、南京市有关文件精神,结合我院实际情况,特制定本办法。

第二条 行政公文是学院在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
   第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

第四条 本办法适用于学院行政部门中的公文处理工作。中国传媒大学南广学院院长办公室是学院行政公文的管理部门,负责指导各系、行政部(处)的公文处理工作。学院各部门负责人主管本部门的公文处理工作,并确定一名工作人员负责该工作。

第五条 学院各部门负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作的检查和领导。

第二章 公 文 种 类

第六条 学院各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类。适用于我院的行政公文种类主要有:

(一)决定:适用于对重大事项或重大活动做出安排;奖惩有关部门及人员;变更或撤消二级单位不适当的决定。

(二)通告:适用于学院在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(三)通知:适用发布规章;转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转下级单位的公文;要求下级部门办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免行政干部。学院制定的规章、行政措施和其他规范性文件根据实际内容可分别冠以“规定”、“办法”、“细则”等名称,一般用“通知”形式印发。

(四)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

(六) 请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

(七) 批复:适用于答复院内各部门的请示事项。

(八) 意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)  函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。

(十) 会议纪要:适用于记载和传达院长办公会议或其他重要会议情况和议定事项。

第三章 公 文 格 式

第七条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)   涉及秘密的公文,应当标明密级和保密期限。紧急公文,应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(二)   发文机关标识(公文版头)应当使用发文机关全称或规范化简称。我院行政公文的发文机关标识有四种:

1.“中国传媒大学南广学院文件”。用于处理关系学校全局比较重大的问题,需要上报的文件以及依照上级规定必须以中国传媒大学南广学院名义发文的事项。上报的文件格式详见附件1,院内发文格式详见附件2。

2.“中国传媒大学南广学院部室文件”,也称为部门文件。用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对院外使用。该文件格式详见附件3。

为了提高工作效率,公文首页纸由院长办公室统一印制 。如遇事务性、临时性工作,建议使用部门便笺、无发文机关标识纸张(不标识“文件”),以印发通知的形式进行。

(三) 行政公文的发文字号包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文,只标主办部门发文字号,不得有两个发文字号。

1.以学院名义发文。

(1)涉及学校全局性、综合性问题,统一编号为“南广政字〔200×〕×号”;

(2)业务性公文使用学校简称加主办部门代字,比如,教务部以学校名义的发文,编号为“南广教字〔200×〕×号”。

2.以学院院长办公室名义发文,发文字号为“南广办字〔200×〕×号”。

3.各部门行文,略去学院简称,直接标注部门代字(“部门代字”详见附件6)。比如,教务部发布有关教学方面公文用“教字〔200×〕×号” 。

4.函件,院级函件,编“南广函字〔200×〕×号”;部门函件,部门自行编号,“(部门简称)函字〔200×〕×号”。

院级公文和院办发文由院办统一掌握文号;部门发文,各部门自行编号。同一发文形式(指同一种公文版头),按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

(四)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应标明发文机关。院内发文时,标题中可略去学校名称。除法规、规章、批转或转发的公文标题加书名号外,一般不用标点符号。

(五)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。学院对各系、各部(处)等发文,用“院属各系、各部门(处)”的统称。

(六)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称,并与公文主体一起装订、发送。

(七)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。以学院名义制发的公文,使用“中国传媒大学南广学院”印章。凡以部门名义制发的公文,使用与部门名称一致的机关印章;单一部门制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。联合上报的公文,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,发文部门都应当加盖印章。用印应当上不压正文,下压成文日期。

(八)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。统一用小写汉字标明完整的年、月、日,“零”写为“○”

(九)公文应当标注主题词,位于生效标识(印章)之下,起首顶格,标注“主题词:”字样。主题词的标注应在分析全文的基础上正确选定能够揭示文件主题的词,一般按公文所涉及的范围、内容、文种顺序。

(十)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置,使公文生效标识不能与正文同处一页时,应通过调整公文的行间距等措施,使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

(十一)抄报是指上报除主送机关外的其他需要知晓公文内容的上级机关和各部门办理的“部门文件”上报学院各位领导。位于主题词之下,用两条与图文区等宽的平行实线作为边界,形成“抄报栏”。

(十二)抄送是指发给除主送机关外的其他需要知晓公文内容的同级机关或不相隶属的机关。位于主题词或“抄报栏”之下,同样用两条与图文区等宽的平行实线作为界线,形成“抄送栏”。多个抄送单位,应按照先外后内、先大后小顺序排列。

(十三)印发机关和印发日期,位于抄送机关之下,印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

第八条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章 行 文 规 则

第十条 行文应当确有必要,注重效用。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。学院内属于各部门职权范围内的事务,由部门自行行文或联合行文;各部门在自己职权范围内可以相互行文。

第十二条各类公文应贯彻党政分开的原则,确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条 “请示”应当一文一事,不得多头报送,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄报或抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“请示”与“报告”要分别行文,“报告”不得夹带请示事项。

第十四条 学院向下级部门的重要行文,应当同时抄报直接上级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不以学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十五条 为了保持学院公文的严肃性和权威性,学院内部要精简文件;同时要充分发挥职能部门的作用,能以部门名义发文的不以学院和院办名义发文,能以院办名义发文的不以学院名义发文,尽量减少学院和院长办公室的发文。

第五章 发 文 办 理

第十六条 发文办理是指以学院和各部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十七条 草拟,是发文的第一道程序,按照发文内容不同,草拟公文的主办部门不同。以学院名义发文,全院综合性文件由院长办公室负责组织有关部门草拟,单一业务性文件由业务归属部门承办;以部门名义发文,由该部门负责草拟。对于涉及多个部门职权范围的文件,主办部门应与有关部门协商草拟。

草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及学院的职责权限。情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(二)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(三)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。 规章制度中依次为章、节、条、款等。

(四)拟制紧急公文,应当说明紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)应当使用国标计量单位。

(六)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(七) 公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(八)草拟公文应先填写“中国传媒大学发文纸”(“发文纸”样式详见附件7)。文稿一律采用A4纸张打印,并附电子文本。

第十八条 审核,会签。

(一)部门以学院名义制发的公文,先由本部门负责人审核,交院长办公室从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文,院办可将文稿退回拟稿单位进行修改。

(二)凡涉及几个部门工作的院级公文,先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见,再送院长办公室进行核稿。不得将意见不一致的文稿交学院领导签发。公文送交院办核稿的时间应比正式发文时间提前2天以上。

(三)部门公文,由部门负责人核稿。

第十九条 公文签发。

(一)院级公文,经院长办公室核稿后呈院长或分管副院长签发,一般本着谁主管谁负责的原则;重要的请示、报告由院长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。

(二)部门公文,由各部门主要负责人(或委托副职)签发有效。其中重要的、涉及面广的方针、政策类问题,需送主要院领导加签。

(三)文稿一经签发,一般不准改动。如确需改动,必须重新核稿,并报原签发领导审定。

第二十条 缮印,用印,登记,分发。院长办公室负责以学校、院办名义发出的公文的缮印工作,正式公文的排版、印刷、上网工作由院办机要文印人员承担。文件印刷完毕,经院办负责人核对无误,加盖校印、存档、登记、分发。以部门名义发出的公文由该部门负责以上事务。

第六章 收文 办 理

第二十一条 收文办理指学院行政机关收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

第二十二条上级机关从行政角度对我院的行文,一般由院长办公室签收、启封;院长办公室负责人按公文内容确定属办件或阅件,办件对院领导签“阅示”、对承办单位签“阅办”,阅件签“阅”。短文当天批阅,急件随到随批。院办文书按批办意见分别送达院领导或有关部门。

第二十三条 上级来文要求学院贯彻执行的,按院领导批办意见,根据涉及范围的大小,可采取下列方式之一传达、贯彻、执行:

(一) 将原文复印或翻印送至有关部门传阅;

(二) 学院发布实施意见并附原文;

(三) 学院制订和发布实施细则、办法并附原文;

(四) 在一定范围内召开会议传达。

第二十四条 上级政府及其部门召开会议所发的公文,除明确发给与会人员的外,参加会议的我校人员必须在会后及时将公文原件全部交院长办公室接收。学院各部门收到的上级政府及其部门的公文,全部将公文原件交到院长办公室接收。

第二十五条 院长办公室收到各部门上报的公文,应当及时进行审核,对符合本办法的公文,院办负责人提出拟办意见并送校领导批示。

第二十六条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退院长办公室并说明理由。涉及多个部门办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。

第二十七条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第二十八条 送负责院长批示或者交有关部门办理的公文,院长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。 

第七章 公文归档与管理

第二十九条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和我院有关规定,由院长办公室统一归档与管理。个人不得保存应当归档的公文。

第三十条 联合办理的公文,院长办公室负责以学校和院长办公室名义发出的公文原件的整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本;部门文件,由主办部门负责原件的整理、归档,协办部门保存复制件或公文副本。

第三十一条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十二条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十三条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经院领导或院长办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章,视同正式公文管理。

第三十四条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

附   则

第三十六条 中国传媒大学南广学院各系、各部门等有关单位公文处理工作参照本办法执行。

第三十七条 院长办公室对本办法执行中的具体问题负责解释。

第三十八条 本办法自颁布之日起施行。

附件:中国传媒大学南广学院文件、院部室文件、行政部门文件代字、发文纸

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