实验设备采购流程

南广资产字[2006]024号

为了规范实验室设备采购中的各种行为,避免学院遭受巨大的经济损失,资产设备管理处依照《中国传媒大学南广学院固定资产管理办法》,针对实验设备采购的特点,制定如下实验设备采购实施细则。

一、 设备采购流程图

二、 实施细则

1、  立项论证阶段

各使用部门在申请采购教学设备时,需提出论证报告。论证报告格式详见《实验室设置申请书》。各使用部门必须认真填写论证报告中的下列内容:

1)承担课程门数:本实验室根据实验教学计划所需开设的各门课程数。

2)服务专业:根据学院所开专业目录填写。

3)实验教学量:指一学年在本实验室所做的各项实验学时数的总和。

4)实验室管理人员数:指本室根据实验教学任务所需编制在实验室的各类专职工作人员数(包括专职教师、实验技术人员、管理人员)。

5)开课时间安排:指年度、学期、班级。

6)学时:指实际完成每个实验项目的学时数(不包括实验前的讲课和实验准备学时)。

7)实验要求:a)必修----按教学计划必做的实验项目。b)选修----按教学计划要求,可选做的实验项目。

8)设备套数:指根据一个实验班人数,本实验项目做一次需要的最少设备套数。

9)实验室设备配置情况明细表:指本实验室根据实验教学任务所必须配备的主要实验设备。

10)预算:根据设备明细表给出实验室设备采购预算。

11)生产厂家推荐:必须推荐两家或两家以上相关实验设备生产厂家及联系方式。

2、  教务部集中安排阶段

论证报告提交时间由教务部统一集中安排,严格按照财务预算制度中所规定的时间表执行。

教务部必须对论证报告中的内容逐项核实,指出报告中不合理的要求,给出是否合乎实际教学需求的评审意见,并报请主管教学副院长审批。

主管教学院长在教务部评审意见的基础上,对论证报告做出同意或不同意的批示。

教务部须将审批结果及时反馈给教学使用部门,已便使用部门及时作出响应,避免对教学造成重大影响。

3、  财务处核准阶段

财务处根据学院年度预算,核准论证报告的经费开支明细,给出是否合乎预算要求的评审意见,并报请主管财务副院长审批。

主管财务院长在财务处评审意见的基础上,对论证报告做出同意或不同意的批示。

财务处需将审批意见及时全部反馈给教务部,已便教务部及时作出调整。避免对教学造成重大影响。

重复以上1、2、3流程直至论证全部获得通过,由财务处上报院长办公会。

4、  院长办公会阶段

院长办公会审批通过后,则进入采购流程。

5、  落实采购方案阶段

根据院长办公会的决定,由设备科市场调查员进行相关市场调查,制定采购方案。包括:采购的方式、期限、设备的详细清单、候选设备供应商及其联系方式等。

要求在使用部门推荐的设备供应商的基础上,必须再提供两家以上设备供应商作为参考。

采购方案以论证方案为依据,必须保证采购价格的合理性。采购方案经设备科负责人签字,由设备科报请主管财务院长审批。

6、  采购阶段

采购方案审批通过后,开始具体采购流程。

设备科采购员根据采购方案和论证方案,起草和发放标书,组织专家开标,选出中标设备供应商。

开标后,马上由设备科采购员组织实施商务谈判,并将商务谈判结果报请主管财务院长审批。

审批通过后,由设备科与中标方拟定采购合同,并再次报请主管财务院长审批。

开标和商务谈判过程必须有设备科监审员旁听,监督、审查采购员在采购过程中的行为是否符合学院有关采购规定,并记录备案。设备科监审员可以由设备科市场调查员兼任,但是不可以由设备科采购员兼任。

若采购达不到招投标要求,可以直接组织设备供应商报价,进入上述商务谈判等后续流程。

合同签订后如需首付款,则参照第8项关于付款阶段的规则执行。

7、  施工和验收阶段

设备进场时,设备科验收员和使用部门应在场,并填写《到货清单》。设备安装调试完成后,由设备科验收员组织相关人员进行联合验收。

设备科验收员可以由设备科市场调查员兼任,但是不可以由设备科采购员兼任。

8、  付款阶段

由设备科采购员申领《支票申请单》,并请主管财务院长签字。签字后,将《支票申请单》送至财务处,由财务处办理付款事宜。

三、 涉及的文件


进展阶段

文件名称

完成人

最终审批人

1

立项论证阶段

实验室论证报告

实验室负责人

系主任

2

教务部集中安排阶段

集中评审意见

教务部长

教学院长

3

财务处核准阶段

预算评审意见

财务处长

财务院长

4

院长办公会阶段

财务预算列支批复

财务处长

院长办公会

5

落实采购方案阶段

采购方案

市场调查员

设备科长

6

采购阶段-招标阶段

标书

采购员

财务院长

7

采购阶段-谈判阶段

商务谈判结果报告

采购员

财务院长

8

采购阶段-预付款阶段

支票申领单

采购员

财务院长

9

施工和验收阶段-到货

到货接收单

验收员

验收员

10

施工和验收阶段-验收

验收单

验收员

设备科长

11

付款阶段

支票申领单

采购员

财务院长

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